فاکتور فروش باید شامل چه مواردی باشد؟
فاکتور خوب فقط یک عدد نهایی نیست. مخاطب باید بتواند تشخیص دهد چه کسی، چه چیزی را، در چه تاریخی، با چه مبلغی و تحت چه شرایطی فروخته یا ارائه کرده است.
مشخصات سند
برای هر فاکتور شمارهای یکتا، تاریخ صدور و در صورت نیاز مهلت پرداخت تعیین کنید. شمارهگذاری منظم، جستوجو و تطبیق فایل با پرداخت را سادهتر میکند.
- عنوان فاکتور یا پیشفاکتور
- شماره سند
- تاریخ صدور
- مهلت پرداخت یا اعتبار پیشنهاد
- واحد پول
اطلاعات فروشنده و خریدار
نام یا عنوان، اطلاعات تماس و نشانی را متناسب با نوع معامله وارد کنید. شناسه ملی، کد ملی یا شناسه مالیاتی فقط وقتی درج شوند که کاربرد و الزام آن برای فعالیت شما روشن است.
ردیفهای کالا یا خدمت
شرح هر ردیف باید برای مشتری قابل فهم باشد. تعداد، واحد، مبلغ واحد و تخفیف ردیف را جدا ثبت کنید تا جمع نهایی قابل بازبینی باشد.
- شرح دقیق کالا یا خدمت
- تعداد و واحد
- مبلغ واحد
- تخفیف هر ردیف
- جمع هر ردیف
جمع نهایی و شرایط پرداخت
جمع اقلام، تخفیف، مالیات در صورت کاربرد، هزینه ارسال، مبلغ پرداختشده و مانده را شفاف نمایش دهید. شماره حساب یا شبا و توضیح کوتاه پرداخت نیز میتواند خطای انتقال وجه را کم کند.
کنترل حقوقی و مالیاتی
نیاز به مهر، امضا، شماره اقتصادی، صورتحساب الکترونیکی یا اطلاعات تکمیلی به نوع فعالیت و مقررات مربوط بستگی دارد. قالب عمومی را بدون بررسی الزامات اختصاصی، صورتحساب رسمی تلقی نکنید.
سوالات پرتکرار
آیا درج کد ملی خریدار همیشه لازم است؟
خیر، الزام آن به نوع معامله و مقررات مرتبط بستگی دارد. فقط اطلاعات لازم و مجاز را درج کنید.
فاکتور بدون مهر معتبر است؟
مهر شرط واحد برای همه فاکتورها نیست. نوع کسبوکار، توافق طرفین و الزامات اختصاصی باید بررسی شود.
تخفیف را کجا بنویسیم؟
بهتر است تخفیف هر ردیف یا تخفیف کل بهطور جداگانه نشان داده شود تا مبلغ پیش و پس از تخفیف روشن باشد.